{"id":391,"date":"2021-07-16T12:11:11","date_gmt":"2021-07-16T10:11:11","guid":{"rendered":"http:\/\/itproman.pl\/?p=391"},"modified":"2026-04-01T22:04:43","modified_gmt":"2026-04-01T20:04:43","slug":"procedury-opanuj-chaos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/2021\/07\/16\/procedury-opanuj-chaos\/","title":{"rendered":"Procedury, opanuj chaos!"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Nasz klient, \u015bredniej wielko\u015bci firma z bran\u017cy e-commerce, zg\u0142osi\u0142 si\u0119 do nas z pro\u015bb\u0105 o przeprowadzenie audytu wewn\u0119trznych proces\u00f3w. Problemem, kt\u00f3ry najbardziej ich nurtowa\u0142, by\u0142a niska efektywno\u015b\u0107 pracy oraz brak wiedzy, dlaczego kluczowe zadania s\u0105 realizowane z op\u00f3\u017anieniem. Zesp\u00f3\u0142 cz\u0119sto skar\u017cy\u0142 si\u0119 na zbyt du\u017c\u0105 ilo\u015b\u0107 obowi\u0105zk\u00f3w, a mened\u017cerowie podejrzewali, \u017ce firma osi\u0105gn\u0119\u0142a pr\u00f3g swoich mo\u017cliwo\u015bci kadrowych.<\/p>

Zacznijmy od przedstawienia sytuacji przed wdro\u017ceniem procedur, a nast\u0119pnie om\u00f3wmy, jakie efekty przynios\u0142y wprowadzone zmiany.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Wyzwania przed wdro\u017ceniem procedur<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
1. Brak wiedzy o procesach w firmie<\/span><\/h5>\n

Audyt ujawni\u0142, \u017ce firma nie posiada\u0142a zmapowanych proces\u00f3w biznesowych. Pracownicy dzia\u0142ali na podstawie intuicji, co prowadzi\u0142o do licznych nieporozumie\u0144 mi\u0119dzy dzia\u0142ami. Brak przejrzysto\u015bci powodowa\u0142, \u017ce ka\u017cdy \u201ewywa\u017ca\u0142 otwarte drzwi\u201d \u2013 wiele dzia\u0142a\u0144 by\u0142o powielanych przez r\u00f3\u017cne osoby, a niekt\u00f3re zadania by\u0142y wykonywane niepotrzebnie.<\/p>\n

Przyk\u0142ad:<\/strong><\/span> Biuro Obs\u0142ugi Klienta i dzia\u0142 Logistyki przetwarza\u0142y te same zg\u0142oszenia, poniewa\u017c nie istnia\u0142 jasny podzia\u0142 obowi\u0105zk\u00f3w.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
2. Brak wiedzy, ile marnuje si\u0119 na bezsensowne rzeczy<\/span><\/h5>\n

Kiedy zapytali\u015bmy mened\u017cer\u00f3w, ile czasu ich zespo\u0142y po\u015bwi\u0119caj\u0105 na rzeczywiste dzia\u0142ania generuj\u0105ce warto\u015b\u0107 dla klienta, nie byli w stanie odpowiedzie\u0107. Analiza wykaza\u0142a, \u017ce du\u017ca cz\u0119\u015b\u0107 czasu by\u0142a marnowana na r\u0119czne przenoszenie danych mi\u0119dzy systemami i powtarzanie dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re mog\u0142y zosta\u0107 zautomatyzowane.<\/p>\n

Przyk\u0142ad:<\/span><\/strong> Pracownicy dzia\u0142u sprzeda\u017cy r\u0119cznie wprowadzali dane do dw\u00f3ch r\u00f3\u017cnych system\u00f3w, co zajmowa\u0142o oko\u0142o 1 godzin dziennie na osob\u0119.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
3. Brak wiedzy, ile ludzie potrzebuj\u0105 czasu na realizacj\u0119 zada\u0144<\/span><\/h5>\n

Bez procedur firma nie mia\u0142a mo\u017cliwo\u015bci okre\u015blenia, jakie s\u0105 realne czasy realizacji poszczeg\u00f3lnych zada\u0144. W efekcie mened\u017cerowie zbyt cz\u0119sto podejmowali decyzje w oparciu o niepe\u0142ne informacje, co prowadzi\u0142o do chaosu w zarz\u0105dzaniu.<\/p>\n

Przyk\u0142ad:<\/span><\/strong> W okresie pik\u00f3w sprzeda\u017cowych zlecano zadania \u201ena ju\u017c\u201d, co powodowa\u0142o przeci\u0105\u017cenie zespo\u0142\u00f3w i op\u00f3\u017anienia w innych obszarach, takich jak realizacja zam\u00f3wie\u0144.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
4. Brak wiedzy, gdzie s\u0105 zatory w realizacji zada\u0144<\/span><\/h5>\n

Podczas audytu odkryli\u015bmy, \u017ce niekt\u00f3re zadania niepotrzebnie czeka\u0142y na akceptacj\u0119 os\u00f3b decyzyjnych. Zatory w komunikacji mi\u0119dzy dzia\u0142ami by\u0142y powa\u017cnym problemem, kt\u00f3rego skutki odczuwali klienci firmy.<\/p>\n

Przyk\u0142ad:<\/strong><\/span> Proces akceptacji faktur trwa\u0142 \u015brednio 3 dni, poniewa\u017c brakowa\u0142o jasno okre\u015blonych krok\u00f3w i odpowiedzialno\u015bci.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"Procedury\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Wprowadzenie zmian: Co zrobili\u015bmy?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
Krok 1: Mapowanie proces\u00f3w<\/span><\/h5>\n

Rozpocz\u0119li\u015bmy od szczeg\u00f3\u0142owego mapowania wszystkich proces\u00f3w w firmie. Dzi\u0119ki temu uda\u0142o si\u0119 zidentyfikowa\u0107 obszary powielania pracy, nieefektywne zadania oraz dzia\u0142ania, kt\u00f3re mog\u0142y zosta\u0107 zautomatyzowane.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
Krok 2: Automatyzacja kluczowych proces\u00f3w<\/span><\/h5>\n

Dzi\u0119ki wdro\u017ceniu nowego oprogramowania automatyzuj\u0105cego zadania, takie jak przetwarzanie zam\u00f3wie\u0144, raportowanie czy komunikacja mi\u0119dzy dzia\u0142ami, znacznie skr\u00f3cono czas realizacji codziennych obowi\u0105zk\u00f3w.<\/p>\n

Przyk\u0142ad:<\/span> <\/strong>System CRM zosta\u0142 zintegrowany z oprogramowaniem logistycznym, co wyeliminowa\u0142o konieczno\u015b\u0107 r\u0119cznego przepisywania danych.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
Krok 3: Wdro\u017cenie procedur i standard\u00f3w<\/span><\/h5>\n

Dla ka\u017cdego dzia\u0142u opracowano jasne procedury dzia\u0142ania, kt\u00f3re zosta\u0142y nast\u0119pnie przeszkolone i wdro\u017cone w codziennej pracy. Ka\u017cdy pracownik dok\u0142adnie wiedzia\u0142, jakie zadania nale\u017c\u0105 do jego zakresu obowi\u0105zk\u00f3w oraz jak przebiega proces przekazywania informacji.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
Krok 4: Monitoring i raportowanie<\/span><\/h5>\n

Wdro\u017cono system raportowania, kt\u00f3ry pozwala\u0142 mened\u017cerom na bie\u017c\u0105co monitorowa\u0107 czas realizacji zada\u0144, identyfikowa\u0107 zatory oraz ocenia\u0107 efektywno\u015b\u0107 dzia\u0142a\u0144 poszczeg\u00f3lnych dzia\u0142\u00f3w.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Efekty wdro\u017cenia procedur<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Redukcja zatrudnienia w kluczowych dzia\u0142ach<\/strong><\/span><\/p>\n

Dzi\u0119ki wyeliminowaniu powielanych zada\u0144 i automatyzacji proces\u00f3w, firma by\u0142a w stanie zmniejszy\u0107 zatrudnienie w dzia\u0142ach, kt\u00f3re wcze\u015bniej by\u0142y przeci\u0105\u017cone. Pracownicy, kt\u00f3rzy pozostali w firmie, mieli jasny podzia\u0142 obowi\u0105zk\u00f3w, co prze\u0142o\u017cy\u0142o si\u0119 na wzrost efektywno\u015bci pracy.<\/p>\n

Utrzymanie efektywno\u015bci w pikach sprzeda\u017cowych<\/strong><\/span><\/p>\n

W okresie wzmo\u017conej sprzeda\u017cy firma nie musia\u0142a zatrudnia\u0107 dodatkowych pracownik\u00f3w ani zleca\u0107 pracy podwykonawcom. Automatyzacja proces\u00f3w pozwoli\u0142a zespo\u0142om dzia\u0142a\u0107 szybciej i bardziej precyzyjnie.<\/p>\n

Zidentyfikowanie i wyeliminowanie zator\u00f3w<\/strong><\/span><\/p>\n

Wprowadzenie systemu monitorowania pozwoli\u0142o wyeliminowa\u0107 \u201ew\u0105skie gard\u0142a\u201d w procesach, co znacznie skr\u00f3ci\u0142o czas realizacji kluczowych zada\u0144.<\/p>\n

Zwi\u0119kszenie przejrzysto\u015bci<\/strong><\/span><\/p>\n

Dzi\u0119ki jasno okre\u015blonym procedurom ka\u017cdy dzia\u0142 dok\u0142adnie wiedzia\u0142, jakie s\u0105 jego obowi\u0105zki i kto odpowiada za poszczeg\u00f3lne etapy pracy. Zmniejszy\u0142a si\u0119 liczba nieporozumie\u0144, a komunikacja mi\u0119dzy dzia\u0142ami uleg\u0142a poprawie.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Podsumowanie<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Case study naszego klienta pokazuje, jak kluczowe jest wdro\u017cenie procedur w firmie. Brak wiedzy o procesach, marnowanie zasob\u00f3w i brak przejrzysto\u015bci prowadz\u0105 do chaosu, kt\u00f3ry odbija si\u0119 nie tylko na efektywno\u015bci, ale tak\u017ce na satysfakcji klient\u00f3w. Dzi\u0119ki wprowadzeniu standard\u00f3w dzia\u0142ania firma by\u0142a w stanie nie tylko zoptymalizowa\u0107 swoje procesy, ale tak\u017ce osi\u0105gn\u0105\u0107 realne oszcz\u0119dno\u015bci i poprawi\u0107 swoj\u0105 konkurencyjno\u015b\u0107 na rynku.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Nasz klient, \u015bredniej wielko\u015bci firma z bran\u017cy e-commerce, zg\u0142osi\u0142 si\u0119 do nas z pro\u015bb\u0105 o przeprowadzenie audytu wewn\u0119trznych proces\u00f3w. Problemem, kt\u00f3ry najbardziej ich nurtowa\u0142, by\u0142a niska efektywno\u015b\u0107 pracy oraz brak wiedzy, dlaczego kluczowe zadania s\u0105 realizowane z op\u00f3\u017anieniem. Zesp\u00f3\u0142 cz\u0119sto skar\u017cy\u0142 si\u0119 na zbyt du\u017c\u0105 ilo\u015b\u0107 obowi\u0105zk\u00f3w, a mened\u017cerowie podejrzewali, \u017ce firma osi\u0105gn\u0119\u0142a pr\u00f3g swoich… Czytaj dalej Procedury, opanuj chaos!<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":596,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[10],"tags":[],"class_list":["post-391","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-case-study","entry"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/itproman.pl\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/DALL\u00b7E-2024-11-15-05.56.47-In-an-office-filled-with-chaos-papers-are-flying-through-the-air-and-documents-are-scattered-on-desks-between-computers-and-monitors.-Large-windows-.webp","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/391","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=391"}],"version-history":[{"count":24,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/391\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":655,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/391\/revisions\/655"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/596"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=391"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=391"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/itproman.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=391"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}